ช่วงวิกฤติ COVID-19 แบบนี้ เราทุกคนต่างต้องอยู่กับบ้าน ในขณะที่หลายๆที่งานก็ยังคงต้องเดินหน้าต่อไป จึงมีรูปแบบการทำงานในสไตล์ Work from Home อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ โปรแกรมและแอปพลิเคชันที่สอดรับกับการทำงานจากที่บ้านหรือทำงานระยะไกลนั้น ถูกพูดถึงกันมากในช่วงนี้ ซึ่งวันนี้เราจึงจะมา Story telling กันถึงเครื่องมือสำคัญที่ใช้ในการประชุมงานในตอนนี้ก็คือ “Zoom” โปรแกรมที่ช่วยให้การประชุมงานออนไลน์เป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น ไปดูลูกเล่นที่ทำให้โปรแกรมนี้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญของคนทำงานออฟฟิศกันเลยดีกว่า
1.มีระบบ Meeting ID สร้างรหัสในการประชุมได้เจ๋งไปเลย
ในบริษัทหลายๆแห่ง แบ่งการทำงานออกเป็นแผนกหรือกลุ่มย่อย ดังนั้น การประชุมงานออนไลน์ อาจไม่ได้ต้องการกดปุ่มเดียวแล้วทุกคนต้องมาประชุมกันหมดทุกคน เราอาจจะต้องการกดปุ่มเรียกกลุ่มย่อยหรือแผนกนั้นๆมาประชุมเท่านั้น ซึ่งZoomก็มีฟีเจอร์สร้าง Meeting ID เพื่อใช้เรียกทุกคนในแผนกมาประชุม ไม่เพียงใช้เรียกสมาชิกมาประชุมได้อย่างสะดวกเท่านั้น แต่การส่งรหัสประชุมให้ไปนั้นยังเป็นการสร้างห้องประชุมออนไลน์เอาไว้ด้วย ซึ่งจะมีการเก็บข้อมูลการประชุมครั้งนั้นๆเอาไว้ ใครอยากกลับไปดูก็สามารถทำได้อย่างสะดวกเลยด้วย แบบนี้ช่วยให้ Work from Home ได้สะดวกจริงๆ
2.Chat ได้ดีไม่แพ้โปรแกรมหรือแอปแชทแบบอื่น
ใครว่า Work from Home จะต้องประชุมออนไลน์แบบเห็นหน้าเสมอไป Zoom เข้าใจข้อจำกัดของการทำงานแบบ Work from Home และวัฒนธรรมการทำงานของบางองค์กร ที่เน้นการสื่อสารแบบแชทมากกว่า นั่นจึงทำให้ฟีเจอร์แชทของ Zoom ทำงานได้ดีไม่แพ้ Line หรือ แชทของ Facebook เลย
3.Host Control ขออนุญาตแสดงความคิดเห็นครับ
การทำงานWork from Homeนั้นก็จะมีบริบทที่แตกต่างจากการทำงานในที่ทำงานอยู่บ้างตรงที่ เวลาอยู่ในออฟฟิศมีเรื่องอะไรที่จะมาเมาท์ มาเล่าสู่กันฟัง ทุกคนก็Story telling ถึงกันได้เลย เพราะได้เจอกันอยู่แล้ว แต่การทำงานที่บ้านแล้วประชุมออนไลน์ การสื่อสารมาทางเดียว หากถึงคนอยากจะพูดอยากจะเล่าทุกสิ่งพร้อมกัน การประชุมงานก็คงจะคุยกันไม่รู้เรื่องแน่นอน Zoom จึงได้มีฟีเจอร์ Host Control คือระบบควบคุมในการตัดเสียงสนทนา และการยกมือขออนุญาตแสดงความคิดเห็นให้ด้วยทำให้ การประชุมเป็นการประชุมอย่างแท้จริง ไม่มีการพูดแทรกกันจนกลายเป็นสิ่งน่ารำคาญ
4.Simultaneous Screen Share มีกระดานไว้ให้แชร์ไอเดียกันได้
นับเป็นฟีเจอร์หนึ่งที่ดีทีเดียวกับการแชร์หน้าจอในการประชุม คือ การWork from Homeบางครั้งคุยอย่างเดียวก็คงไม่เห็นภาพ อาจจะต้องมีการเขียนวาด ทำสไลด์ พิมพ์ประเด็นสำคัญและบอกไอเดียเด็ดๆลงบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ของตนเองด้วย ซึ่งผู้ที่เข้าประชุมออนไลน์ผ่าน Zoom ก็สามารถแชร์หน้าจอแบบนี้ถึงกันได้ แถมสามารถที่จะพิมพ์ข้อความหรือเขียนไอเดียของแต่ละคนบนหน้าจอเดียวกันได้ด้วย
5.Active Speaker View มีระบบไฟโชว์สถานการณ์ใช้งาน
เป็นฟีเจอร์หนึ่งที่จัดอยู่ในระบบควบคุมการใช้งาน คือจะมีไฟสัญญาณแจ้งเตือนสถานะของผู้ที่กำลังสนทนา ใครที่กำลังพูดอยู่ก็จะมีไฟแจ้งเตือนไปที่คนนั้น ซึ่งจะดีมากเวลาที่ต้องประชุมกับทีมงานหลายๆคน แบบนี้ช่วยลดความโกลาหลในการพูดคุยได้ดีเลยทีเดียว
ความเจ๋งของ Zoom จึงเป็นอะไรที่เราอย่างนำมาStory tellingให้ทราบกัน เพราะถือว่าเป็นเครื่องมือที่เหมาะมากในช่วงที่เราต่างก็ต้อง Work from Home แต่อย่างไรก็ดี Zoom ก็มีให้องค์กรเลือกใช้งานทั้งแบบฟรีและแบบที่ต้องเสียเงินซื้อ ซึ่งความสามารถก็จะแตกต่างกันไป ในแบบฟรีนั้นจะจำกัดการใช้งานใช้งานประชุมได้นานสุดเพียงแค่ 40 นาทีเท่านั้น ส่วนในแบบเสียเงิน ประชุมได้นานสุดเลย 1 วัน และยังมีฟีเจอร์ที่แตกต่างกันออกไปอีก ใครสะดวกแบบไหนก็ลองใช้แบบนั้นได้ แบบนี้ประชุมและทำงานได้อย่างสะดวกขึ้นแน่นอน
